¿Cómo interpretar un plan financiero?

En este artículo voy explicarte las herramientas básicas para que puedas interpretar un plan financiero y puedas tomar decisiones en base a las previsiones que has hecho para la puesta en marcha de tu negocio. 

En una entrada anterior publiqué como desarrollar un planteamiento inicial para realizar un plan financiero. Quizás sería buena idea empezar por este artículo. 

Un problema que me encuentro de manera habitual es que muchos emprendedores desarrollan sus previsiones, pero después no saben qué resultados han de examinar y cómo interpretarlos.

La pregunta más habitual en este punto es ¿mi negocio es viable?

Podríamos hablar de viabilidad técnica, comercial, logística, legal,etc. pero en este artículo hablaré sobre viabilidad económica y financiera.

Aunque son dos conceptos que suelen ir unidos no tienen porque darse a la vez. Verás cuáles son los estados financieros que te ayudarán a analizarlas, en qué se diferencian y cuál de las dos es la que tienes que seguir más de cerca.

Analizar un plan financiero: viabilidad económica

La viabilidad económica es la capacidad de la empresa para generar rentabilidad para sus socios. Los propietarios de la compañía han hecho una inversión por la que quieren obtener un retorno superior al dinero que han invertido.

Es probable que, en tu proyecto, seas el único socio o un número reducido (normalmente entre dos y cuatro), pero aún y así, como parte propietaria de la empresa has de pensar en términos de rentabilidad.

La rentabilidad de la empresa se materializa a través de la obtención de beneficios. Por lo tanto, la búsqueda del mismo es el objetivo principal de cualquier empresa.

Podemos decir que la generación de beneficios es el motor de la compañía, la maquinaria que permite que la empresa siga en funcionamiento.

Para poder analizar los beneficios de la empresa se utiliza un estado financiero llamado “Cuenta de resultados” o “Cuenta de Pérdidas y Ganancias”.

La fórmula, en teoría, es sencilla: Beneficio= Ingresos – Gastos. Como ya puedes imaginarte, si los ingresos son mayores que los gastos obtendrás beneficio, si se produce el resultado contrario, es decir tienes más gastos que ingresos, tendrás pérdidas.

La teoría es muy sencilla, pero llevarlo a la práctica es algo bastante más complicado.

Uno de los consejos que doy a emprendedores cuándo plantean sus previsiones es que no esperen que el primer, segundo o tercer mes obtengan beneficio. Aquí es entonces cuándo me hacen otra pregunta habitual

¿cuánto tiempo tardaré en tener beneficios?

Y la respuesta es, depende. Depende de la estructura del negocio, depende de la dedicación al proyecto, depende del modelo de negocio, etc…

Por ejemplo, si estás pensando en poner en marcha un gimnasio, es perfectamente comprensible que el primer año tengas pérdidas, de hecho, es lo más habitual, ya que tienes una estructura que mantener (alquiler, personal, suministros, etc.) y empiezas tu negocio con cero clientes.

Lo habitual en este tipo de proyectos es que se llegue al punto de equilibrio durante el segundo año.

¿Qué es el punto de equilibrio?

Son los ingresos que has de generar en un período para cubrir gastos. Es decir, que si tus gastos anuales, son de 200.000€, durante el segundo ejercicio deberías facturar 200.000€ para llegar al punto de equilibrio. Todo lo que seas capaz de ingresar a partir de esta cantidad, será beneficio.

Yo recomiendo calcular el punto de equilibrio por mes para tener un objetivo claro de cuánto has de facturar cada mes para cubrir gastos. Te aseguro que cuándo llegas al punto de equilibrio mensual duermes bastante más tranquilo.

En cambio, si estás pensando en hacer una actividad con menos estructura, esto cambiará radicalmente.

Supongamos ahora, como ejemplo, que quieres desarrollar una actividad como entrenador personal.

Para poder empezar a ejercerla no necesitas un local ni trabajadores. Es muy probable que empieces trabajando en casa y los entrenamientos los hagas al aire libre, o en casa del cliente, o hagas un entrenamiento online.

De hecho, siempre recomiendo empezar con la mínima estructura posible. En esta entrada explico como desarrollar un prototipo para validar tu modelo de negocio. 

En el ejemplo del entrenador personal, es más probable que el primer año obtengas beneficios, ya que tus gastos serán bastante más pequeños que si tienes un gimnasio.

Ahora bien, tener beneficios no quiere decir que el proyecto sea viable. En este punto tendrás que pensar cuál es el salario que quieres cobrar. Quizás la actividad te dé beneficio pero que sea tan pequeño que no cubra el salario mínimo que necesites para vivir.

Esto es muy probable que pase en los inicios, ya que igual que en el ejemplo del gimnasio, empezarás con 0 clientes.

Ejemplo estudio de yoga (1ª parte)

En una cuenta de resultados siempre encontrarás primero las ventas (en la siguiente imagen está encuadrada en azul). Y a continuación, se detallan todos los gastos.

cuenta de resultados a 3 años de un estudio de yogaEn este ejemplo puedes ver que la mayor partida de gasto es la de personal (encuadrada en amarillo), lo cuál es bastante habitual en las empresas.

La otra gran partida de gastos son los gastos de explotación (alquiler, suministros, gestoría, etc.). Y, por último, la partida más pequeña es la de “Aprovisionamientos”. En este caso, al ofrecer un servicio, tiene pocas existencias.

En esta cuenta de resultados puedes observar que el primer año se obtienen pérdidas (de ahí el color rojo del resultado).

Esto no quiere decir que el proyecto sea inviable, ya que el segundo año se consigue obtener beneficio y el tercer año se consolida.

Con este ejemplo has visto el análisis de la viabilidad económica de un proyecto, es decir, la rentabilidad del capital que hemos invertido en este negocio.

¿Es esto suficiente? Todavía no, veamos la viabilidad financiera.

Analizar un plan financiero: viabilidad financiera

La viabilidad financiera es la capacidad de la empresa para generar tesorería. Los gestores de la compañía han de velar por la capacidad de la empresa para obtener efectivo.

Fíjate, que en tu caso probablemente seas propietario y gestor, por lo que depende que quieras analizar en tu empresa, tendrás que ponerte el sombrero de propietario o de gestor.

Uno de los objetivos de cualquier empresa es la generación de tesorería para poder hacer frente a sus obligaciones (alquileres, personal, entidades financieras, administración pública, etc.).

Podemos decir que la generación de tesorería es la gasolina de la empresa, es el combustible que necesita para seguir avanzando.

Para poder analizar lo que se conoce como flujos de caja se utiliza un estado financiero llamado “Cuenta de tesorería”.

La fórmula, en teoría, es sencilla Tesorería= Cobros – Pagos. Como ya puedes imaginarte, si los cobros son mayores que los pagos obtendrás superávit, al contrario, tendrás déficit.

La teoría es muy sencilla, pero llevarlo a la práctica es algo bastante más complicado.

Lo primero que explico a emprendedores es que no esperen que el primer, segundo o tercer mes obtengan tesorería positiva. Aquí es entonces cuando me hacen otra pregunta habitual: 

¿cuánto tiempo tardaré en generar tesorería positiva?

Y la respuesta es, depende. Sobre todo depende de las obligaciones financieras mensuales que tengas. Cómo ya te habrás dado cuenta, cuánta más estructura tengas, más necesidades financieras tendrá tu empresa.

Por ejemplo, si estás pensando en poner en marcha un gimnasio, es perfectamente comprensible que el primer año tengas tesorería negativa, de hecho, es lo más habitual, ya que tienes una estructura que mantener (alquiler, personal, etc.) y empiezas tu negocio con 0 clientes.

Por lo tanto, es imprescindible que cuentes con un capital para poder hacer frente a todas estas necesidades. A este dinero que tienes para afrontar tus gastos de estructura iniciales le llamo provisión de fondos.

¿Cuánto dinero he de tener en mi provisión de fondos?

Has de tener capital en el fondo hasta que el dinero que entre en caja cada mes, es decir los cobros, sea igual al dinero que sale, es decir los pagos.

¿Te acuerdas de que en el apartado de viabilidad económica he hablado del punto de equilibrio? Pues aquí, nos lo volvemos a encontrar, cómo ves es un dato financiero básico en cualquier empresa.

Como te comentaba en el punto anterior, si conoces tu punto de equilibrio mensual, tendrás un objetivo claro de facturación.

¿Y que pasa mientras no llego a este punto de equilibrio?

Lo que pasará es que tu tesorería irá descendiendo y si nunca llegas al punto de equilibrio te quedarás sin dinero en caja.

Llegados a este punto, te quedarán pocas opciones, o cerrar el negocio que tanto te ha costado empezar o solicitar más financiación, o bien bancaria (un poco complicado si tu tesorería solo desciende) o bien de tu entorno más cercano, que seguramente sea el vehículo más sencillo para conseguir la financiación.

(En un artículo anterior te expliqué cómo preparar una ronda de financiación de family, friends and fools.)

En conclusión, yo suelo recomendar que como mínimo tengas en caja los pagos de los próximos tres meses, sin contar cobros.

Esto variará si estás pensando en una actividad menos compleja. Vuelvo al ejemplo del entrenador personal.

Como he explicado antes, un entrenador no necesita de una gran estructura si no va a desarrollar su actividad en un local propio.

Lo que es seguro es que también va a necesitar una provisión de fondos para empezar la actividad, pero  será más pequeña que en el caso del gimnasio.

Para este tipo de emprendimientos siempre recomiendo hacer un análisis de necesidades financieras personales. No es lo mismo si tienes que pagar una hipoteca y mantener a dos hijos, que si vives en casa de tus padres.

Este análisis te permitirá estudiar cuánto tiempo puedes aguantar con los recursos personales (ahorros) de que dispones.

Es decir, si necesitas ingresar 3.000 euros al mes, y solo dispones de 6.000€ para “sobrevivir” será mejor que no te pongas a montar el negocio, ya que seguro que el segundo mes no vas a facturar esa cantidad.

Como ves, son ejemplos extremos, pero es para que entiendas la importancia del análisis de viabilidad financiera.

Ejemplo estudio de yoga (2ª parte)

Fíjate en esta cuenta de tesorería.

cuenta de tesorería de un estudio de yoga

En la parte superior puedes ver todas las entradas de capital (cobros) y debajo todas las salidas de capital (pagos). En la parte inferior de la imagen puedes ver el saldo final de caja para cada mes.

El saldo final del primer mes es de 28.484€ (está encuadrado en azul), ésta es la provisión de fondos. La verdad es que para un estudio de yoga parece una cantidad bastante elevada. Pero los dos primeros meses del estudio no fueron excesivamente buenos y el saldo de caja el tercer mes se queda en 3.895€ (encuadrado en rojo).

Por suerte para los siguientes meses aumenta la facturación y no llega la sangre al río (es decir, no se ven números rojos).

En otro escenario que estuve planteando con este emprendedor, nos encontramos con otra situación que te muestro en la imagen.

cuenta de tesorería de un estudio de yoga con flujo de caja negativo

Como puedes observar, en la parte inferior, hay saldos que aparecen de color rojo (ha llegado la sangre al río). Esto indica que en los meses dos y tres, con este escenario, tenía tesorería negativa. Si no cambiábamos la hipótesis inicial, mi recomendación hubiera sido que no pusiera en marcha el negocio.

La decisión que tomó fue hacer una ronda de family, friends and fools y conseguir 10.000€ por si en algún momento había que echar mano de ellos.

Fíjate en la diferencia entre viabilidad económica y financiera. En el ejemplo del estudio de yoga, te decía que el primer año el proyecto tenía pérdidas pero que el segundo y tercer año tenía beneficio, por lo tanto, un primer año de pérdidas era asumible.

En cambio, cuándo analices la tesorería, no puedes permitirte un período de tesorería negativa, ya que eso implicaría no poder hacer frente a tus obligaciones y por lo tanto tener que echar el cierre al negocio.

Con este ejemplo has visto el análisis de la viabilidad financiera de un proyecto. ¿Es esto suficiente?

El análisis de ambas viabilidades es fundamental para la puesta en marcha de un proyecto. Pero siempre recomiendo a los emprendedores que pongan el foco sobre todo en el análisis de tesorería.

Cómo has visto durante este artículo, la gestión del flujo de caja es capital para que una empresa pueda seguir funcionando. Un pequeño error en la gestión de la tesorería puede ser fatal para el proyecto.

Conclusiones

Puedo decir que analizar la viabilidad económica y financiera de un proyecto, permite tomar una decisión sobre la puesta en marcha o no de un negocio.

¡Ojo! ¡Solo si hablamos estrictamente de los números!

Aquí no entro a valorar el modelo de negocio, el estudio de mercado, el equipo promotor, etc., sólo números. 

Desde luego estamos hablando de viabilidad sobre el papel, y hay que tener cuidado porque el papel lo aguanta todo.

Es por ello que siempre recomiendo a los emprendedores que hagan más de un escenario con sus previsiones.

El ideal sería hacer un escenario pesimista, uno medio y otro optimista.

Una vez los tengas, analiza la viabilidad de cada uno de ellos. El siguiente paso, por tu parte, será tomar la decisión de seguir hacia adelante o dejarlo correr.

Lo bueno de analizar la viabilidad económica y financera de tu proyecto es que siempre ganas.

Si los números salen, te permiten afrontar la puesta en marcha habiendo hecho una reflexión profunda sobre tu negocio.

En cambio, si no salen, ya sabes lo que tienes que hacer, no poner en marcha tu negocio.

En este enlace puedes descargar el programa que yo utilizo para hacer mis previsiones. Si tienes duda de cómo funciona, en este link puedes descargarte el manual (es muy sencillo). 

¿Tienes alguna duda sobre viabilidad económica o financiera? ¿Crees que hay algo que podría explicar con más detalle? Déjame un comentario e intentaré ayudarte.

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