El cronograma: herramienta vital para un evento deportivo

El desarrollo y planificación de un evento deportivo es una tarea compleja. Lo es porque requiere de la organización de multitud de actividades, en diferentes áreas, coordinadas por diferentes personas.

Y todo ello requiere una planificación temporal con una exactitud prácticamente milimétrica, ya que los eventos deportivos se celebran en una fecha concreta y es imposible modificarla.

La herramienta que te puede facilitar la vida en estas situaciones es el cronograma. En mi artículo sobre organización de eventos deportivos ya hago una mención a la herramienta.

En esta entrada profundizaré en su elaboración para que no tengas dudas a la hora de utilizarlo y entiendas los beneficios que te puede aportar.

¿Qué es un cronograma?

Se trata de una herramienta de gestión de proyectos, que es utilizada de manera común por los implicados en la elaboración del evento que te permite organizar las tareas, asignarles prioridades y planificarlas temporalmente.

La estructura de un cronograma es muy sencilla. Se compone de dos ejes, en uno de ellos se establecen una serie de tareas a desarrollar, normalmente ordenadas de más cercanas en el tiempo a más alejadas en el tiempo. En el otro eje se establece una línea temporal. De esa manera deberíamos saber cuándo está prevista la ejecución de cada tarea.

Beneficios de utilizar un cronograma

· Se trata de una herramienta tremendamente visual que permite en pocos segundos conocer en qué fase de ejecución se encuentra el evento.

· Uno de los objetivos del cronograma es que te permita detallar hasta la tarea más insignificante de tu evento ordenándolas por áreas de actividad.

· Permite establecer prioridades en las tareas, pudiendo categorizar aquellas que son importantes, las que son más urgentes o las que presentan dificultades para ser finalizadas.

· Se puede establecer una persona responsable de cada tarea para que toda la organización sepa quién es la encargada de desarrollar ese aspecto concreto del evento. Esto facilita la coordinación de los diferentes grupos de trabajo.

Estructura de un cronograma

El más utilizado y conocido es el cronograma de Gantt. Consiste en listar una serie de tareas proponiendo una fecha de ejecución. En la siguiente imagen te muestro un ejemplo de una carrera popular.

Cronograma de Gantt para un evento deportivo

Como puedes ver, en la primera columna encuentras una serie de tareas agrupadas por áreas. En las siguientes columnas encuentras períodos temporales escogidos para la ejecución de cada una de ellas. A medida que se acerca la fecha del evento los espacios temporales tienen que ser más cortos y detallados.

A partir de los últimos tres meses los espacios temporales deberían estar en semanas y las dos últimas semanas en días. Esto obviamente puede variar en función de la magnitud del evento y la preparación necesaria.  

Como siempre digo, un diagrama de Gantt es como la carta a los Reyes Magos, es una lista de deseos en la cual es muy complicado que todos se cumplan. Por ello es imprescindible que ese cronograma de Gantt esté apoyado por una herramienta de control. Por ejemplo, algo así:

hoja de control para cronograma de evento deportivo

En esta hoja podemos ver más información de cada una de las tareas. Podemos ver las finalizadas, las que están en proceso y las que quedan pendientes. Cada una de ellas con la fecha final de ejecución y la persona responsable de cada tarea.

De esta manera todos los implicados en la producción del evento pueden ver como avanza el desarrollo y la planificación. Esto servirá para que diferentes responsables puedan coordinarse para el éxito final del evento.

Aunque sea una herramienta de trabajo común es extremadamente importante que la elaboración del cronograma dependa de una sola persona, ya que si varias tienen acceso a hacer modificaciones siempre se van a cometer errores. Por ejemplo, cambiar el estado de una tarea por error puede ser un contratiempo importante, ya que se puede dar por finalizada una tarea que no lo está.

Herramientas para hacer un cronograma

Si haces una búsqueda rápida en Internet vas a encontrar diferentes aplicaciones que te pueden ayudar a desarrollarlo. Algunas de ellas son muy visuales y pueden ser útiles en el caso de hacer alguna presentación de la planificación del proyecto.

En cambio, si buscas una herramienta fácil, cómoda y que casi todo el mundo sabe utilizar, la mejor herramienta que conozco es un archivo Excel. Ya has visto en las imágenes que no es un archivo complicado de configurar.

En cualquier caso, en este enlace puedes descargarte un ejemplo de cronograma de parte de un evento deportivo.

Si tienes cualquier pregunta sobre el cronograma, no dudes en dejarme un comentario.

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