Seguramente el plan financiero sea uno de los ejercicios más importantes (junto al plan de marketing) que como emprendedor debas afrontar en el desarrollo de tu proyecto.
En mi día a día me encuentro muchos promotores que no saben cómo afrontar el desarrollo de un plan financiero.
En este articulo quiero mostrarte los cuatro elementos clave que has de conocer para coger el toro por los cuernos y por fin hacer ese plan financiero.
Para hacerlo más sencillo de entender vamos a explicar la teoría y un ejemplo.
Cómo en este blog nos gusta los negocios relacionados con el deporte, vamos a hacerlo con un gimnasio.
Antes de empezar con los 4 elementos, voy a explicar cuál es el objetivo de hacer un plan financiero.
Fundamentalmente buscamos analizar la viabilidad económica y financiera del proyecto.
¿Viabilidad económica? Mide la capacidad de la empresa para generar beneficios. Esto se refleja en la cuenta de resultados de la compañía.
¿Viabilidad financiera? Mide la capacidad de la empresa para generar tesorería (o cashflow). Esto se refleja en la cuenta de tesorería de la compañía.
Para analizar la viabilidad de un proyecto debemos proyectar un escenario que englobe el corto y el medio plazo (los tres primeros años de actividad).
Cuando hacemos un plan financiero de un negocio que todavía no está en marcha has de saber que se trata de un plan financiero previsional y provisional.
Previsional: vas a desarrollar este plan financiero con las previsiones que hagas. Éstas deberían estar hechas en base al estudio de mercado que has trabajado previamente.
Provisional: este plan financiero no es definitivo. Lo estás haciendo antes de iniciar tu actividad, por lo tanto, cuándo la hayas iniciado necesitarás un plan financiero con los resultados reales.
La idea es que después puedas comparar los resultados reales con los provisionales. Esto nos dará información de cómo estamos evolucionando y si estamos cumpliendo o no los objetivos que teníamos.
Imagínate que en el plan financiero teórico calculaste que el segundo mes se darían de alta 20 nuevos socios en tu gimnasio. Pongamos que, en vez de 20, se dan de alta 15. Es bastante probable que, si no has cumplido tus previsiones de ventas del segundo mes, tampoco cumplirás las siguientes.
¿Cómo impactará esto en tu negocio? ¿Tendremos que solicitar más financiación? ¿Qué soluciones podemos adoptar para mejorar las ventas del próximo mes?
Se trata sólo de un ejemplo, pero es para que veas la importancia de hacer un plan financiero teórico y compararlo con los números reales.
Después de esta introducción, ahora sí nos metemos de lleno en los cuatro elementos a analizar.
Salidas de caja antes de iniciar la actividad
Primer elemento clave ¿en qué tienes que gastarte dinero antes de iniciar tu actividad?
Haz un listado de todos los elementos en los que has de gastarte dinero antes de iniciar tu actividad. Cuando hablo de iniciar la actividad me refiero al día que puedas levantar la persiana de tu negocio.
Después de hacer el listado necesitamos ponerle un número estimado a cada una de estas salidas.
Intenta que ese número sea lo más real posible, es decir, habla con los proveedores o profesionales que necesites para esos elementos.
Siguiendo con el ejemplo del gimnasio podríamos listar unas cuántas salidas que necesito afrontar antes de iniciar mi actividad:
- Reformas y adecuaciones del local
- Maquinaria
- Mobiliario
- Licencias y permisos
- Página web
- Software
- Hardware
- Registro Marca
- Gastos administrativos y burocráticos
- Fianza de alquiler
Solo son ejemplos, podríamos listar algunas más.
Si observas cada uno de ellos verás que son salidas de caja que se pagan una sola vez, no son elementos que tengamos que pagar de manera periódica.
Para simplificar la nomenclatura contable llamaremos a estas salidas INVERSIONES.
Salidas de caja durante el desarrollo de la actividad
Segundo elemento clave ¿en qué tienes que gastarte dinero una vez iniciada tu actividad?
Haz un listado de todas las salidas de caja una vez has iniciado tu actividad.
Una vez hayas hecho ese listado tendremos que estimar un número para cada elemento.
De la misma manera que en el apartado anterior cuánto más real sea ese número más cerca estaremos de unas previsiones de salidas de caja realistas.
Siguiendo con el ejemplo del gimnasio podríamos listar unas cuántas salidas que necesito afrontar una vez iniciada mi actividad:
- Alquiler
- Salarios
- Seguridad Social
- Mantenimiento
- Seguros
- Gestoría
- Marketing y publicidad
- Suministros
Sólo son algunos ejemplos, seguro que podrías listar bastantes más.
Como puedes ver, en este caso son salidas de caja recurrentes, es decir que tenemos que afrontar de manera periódica. El alquiler se paga cada mes, los salarios también, el seguro una vez al año, etc.
Para simplificar la nomenclatura contable llamaremos a estas salidas GASTOS.
Inciso importante, las inversiones se pueden hacer una vez iniciada la actividad y se pueden asumir gastos sin haber empezado tu negocio. La división que he hecho entre antes de iniciar la actividad y después solo es una manera fácil de ver la diferencia entre inversión y gasto. Pero el momento en el que se efectúe la salida de caja no es lo que marca que sea un gasto o una inversión.
Me explico con un ejemplo. Si antes de iniciar la actividad decides gastar dinero, por ejemplo, en publicidad será un gasto, aunque sea una salida antes del inicio de actividad. Y si necesitas comprar una máquina una vez hayas empezado la actividad se considera una inversión.
Entradas de caja antes de iniciar la actividad
Tercer elemento clave de tu plan financiero ¿de cuanto dinero dispones antes de iniciar tu actividad?
Haz un listado con todas las entradas de caja que vas a tener antes de empezar la actividad de tu negocio.
En este apartado estamos buscando la FINANCIACIÓN con la que contamos y la que vamos a necesitar.
Las vías de financiación más habituales te las comento a continuación:
- Recursos propios: capital que aporta el equipo promotor (tú y tu equipo).
- FFF: family, friends and fools. Financiación de tu entorno más cercano. En este artículo te muestro como afrontar una ronda de financiación para tu entorno.
- Créditos o Préstamos: capital que proceda de una entidad financiera en forma de deuda.
- Ayudas/Subvenciones/Premios: la ayuda más extendida es la capitalización del paro (pedir el pago único de lo que te queda por cobrar del paro para iniciar una actividad).
- Crowdfunding: lanzar una campaña de financiación colectiva. Existen plataformas como Kickstarter que te permiten colgar tu proyecto para buscar financiación. Se suele utilizar como palanca de marketing y ventas inicial. No sirve para todos los proyectos.
- Business Angels: inversores privados profesionales. A no ser que tengas una startup en marcha con la que hayáis conseguido algunos hitos (tener usuarios/ventas, haber formado un equipo, etc.) olvídate de esta vía.
*Bonus: clientes: pocos emprendedores piensan en financiarse con sus futuros clientes. Piensa en cómo podrías conseguir que tus clientes te paguen antes de iniciar tu actividad. Por ejemplo, si quisieras abrir un gimnasio, ¿porqué no dar un descuento a los clientes que se den de alta antes de iniciar la actividad?
Quizás haya alguna vía más que me esté dejando. Deberías saber que recursos propios puedes tú y el resto de tu equipo al proyecto. ¿Será suficiente tu aportación para financiar el proyecto? La respuesta dependerá de las inversiones y los gastos que tengas que asumir, por ello es muy importante que estén muy bien estimados.
En el caso que tus recursos no sean suficiente para financiarte tendremos que recurrir a fuentes externas. La más habitual es la financiación de FFF (familiares, amigos y locos). Y la siguiente alternativa sería la financiación bancaria.
Entradas de caja una vez iniciada la actividad
Cuarto elemento clave de tu plan financiero ¿de cuánto dinero vas a disponer una vez iniciada tu actividad?
Es decir, cuales van a ser tus ingresos durante el desarrollo de tu actividad.
En este apartado tendrás que hacer una previsión de ventas para tu negocio. Seguramente sea el elemento más complicado de calcular en un plan financiero.
Por ello es habitual que los emprendedores planteen varios escenarios de ventas. Yo te recomiendo que plantees tres diferentes: uno pesimista, otro medio y otro optimista.
Seguro que no acertarás con ninguno de los tres, pero cuántas más posibilidades contemples más cerca estarás que alguna de ellas se parezca a la realidad.
Para empezar a hacer una previsión de ventas te recomiendo que primero pienses en tu capacidad productiva máxima. Ojo, cuando hablo de capacidad productiva, algunos emprendedores creen que me refiero sólo a producto. No, también me refiero a servicios.
Si seguimos con el ejemplo del gimnasio, primero tendré que hacer un listado de mis vías de ingresos.
El mayor porcentaje vendrá por suscripciones, pero puedo vender más servicios: nutrición, entrenamiento personal, fisioterapia, etc. O incluso productos a través de máquinas de vending, por ejemplo.
A partir de ahí calcularé mi capacidad productiva máxima. Seguramente vendrá dada por la medida del gimnasio, obviamente uno pequeño tendrá una capacidad menor que uno más grande.
Una vez tenga clara mi capacidad productiva tendré que hacer la estimación de que porcentaje de esa capacidad voy a tener ocupado mensualmente. Aquí será importante hacer tu investigación de mercado, hablar con competidores, proveedores o franquicias te pueden dar pistas de por donde puedes ir.
Conclusiones
¿Y una vez tengo la previsión de estos cuatro elementos, cómo calculo la viabilidad del negocio?
Para ello necesitamos calcular los estados financieros. Existen hojas de cálculo en las cuáles introduciendo las previsiones que has desarrollado, te van a dar esos resultados que buscas.
Yo utilizo una hoja de cálculo que puedes descargarte desde aquí.
El manual de cómo funciona la herramienta lo puedes descargar aquí.
En la siguiente entrada explicaré los 4 elementos clave para analizar la viabilidad de un plan financiero. Si te ha quedado alguna duda ya sabes que puedes escribirme en los comentarios.
