Organiza un evento deportivo que nadie pueda olvidar: las 6 preguntas que tendrás que responder

La organización de un evento deportivo puede ser una tarea titánica, de hecho, hay eventos deportivos que implican el trabajo de miles de personas, como por ejemplo unos juegos olímpicos, un mundial de fútbol o una vuelta ciclista. Sé que no te estás planteando organizar un evento tan grande, pero de todas formas vas a necesitar organizarte.

Si has llegado hasta aquí es porque probablemente estás pensando en organizar algo, pero no sabes por dónde empezar o tienes tantas preguntas que estás a punto de dejarlo correr. Una de las claves para ordenar tu evento será hacerte las seis preguntas fundamentales.

• ¿Qué?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Dónde?
• ¿Quién?
• ¿Cuánto?

La respuesta a cada una de estas preguntas te permitirá hacer tu primer plan de organización del evento. Voy a darte en esta entrada los recursos para poder avanzar en cada una de ellas.

¿Qué evento quieres organizar? Define las características de tu evento.

Con esta pregunta vas a definir el producto que ofrecerás a tu cliente. Probablemente creas que esta es la cuestión que tienes más clara. Seguro que sabes si se va a tratar de una carrera popular, un torneo 3×3 de básquet, una liga de e-sports o un circuito de balonmano playa. De momento vas por el buen camino. A partir de aquí vas a ver algunas preguntas que seguramente no te hayas planteado.

¿cuál es la diferenciación de tu evento?

¿Por qué tu público objetivo elegirá tu evento de todas las posibilidades disponibles?

 ¿Qué hace tu competición única e irrepetible?

No olvides que tu cliente está pagando por participar, haz que el precio que va a pagar cumpla las expectativas generadas. Recuerda la fórmula Satisfacción= Percepción-Expectativas.

Si no eres memorable nadie recordará que participó en tu evento de aquí a 3 meses, o todavía peor, tendrás un cliente descontento que se lo dirá a los demás.

Trabaja tu propuesta de valor y tu imagen, es lo único que hará que tu cliente invierta 10 segundos en investigar si merece la pena tu evento. Si la primera impresión no hace que tu cliente quiera más información lo perderemos. ¡Nuestra imagen corporativa (logo, marca, lema…) tendrá que ir en consonancia con la propuesta de nuestro evento!

En esta fase también vas a tener que definir el formato de tu evento.

¿Es un evento con diferentes categorías?

¿Cuál es el sistema de competición?

¿Cómo vas a organizar tu evento? La organización interna será la clave del éxito.

Una vez tienes claro el evento que vas a organizar, llega el momento de ordenarte internamente. Es normal que la primera vez que te lances a preparar tu evento te puedas sentir desbordado ante todo lo que vas a tener que gestionar.

Te recomiendo que dividas las tareas por áreas. Cuanto más grande sea el evento más áreas tendremos que definir. Como mínimo yo recomiendo establecer tres:

• Área Competición: desarrollará todo lo que tenga que ver con la organización del evento. En esta área estableceremos las reglas del evento, horarios, número y criterios de selección de participantes, puntuaciones, modalidad de competición, selección de árbitros…
• Área Marketing y ventas (lo que verán los participantes): gestionará todo lo que tenga que ver con usuarios y clientes. Desarrollarás tus herramientas de comunicación y distribución (página web, perfil de RRSS, prensa, etc.), búsqueda de sponsors, desarrollo de la imagen de marca del evento….
• Área Operaciones (lo que no verán nuestros participantes): se encargará de temas logísticos con proveedores, transporte, seguridad, planificación de tesorería, solicitar los permisos pertinentes, desarrollo de los diferentes procesos (colas, acreditaciones, entrega de obsequios…)

De esta manera tendrás establecidas las prioridades por área y las acciones a realizar antes, durante y después de tu evento. Si el evento es muy pequeño una misma persona puede gestionar dos áreas. Obviamente a medida que vaya creciendo deberás dividir las áreas en subáreas con diferentes responsables.

En ese caso necesitarás utilizar un organigrama para tener claro quiénes serán los responsables de cada tarea. De esta manera nadie será imprescindible, es decir, tendrás en un documento común todas las tareas establecidas y de quien dependen.

¿Cuándo organizo mi evento? Planifica para no tener que improvisar

La planificación del evento será clave para el buen funcionamiento. Sin un trabajo previo de organización tu evento estará condenado al fracaso.

¿Es un evento de una sola sesión (una carrera popular) o se repite durante varias fechas?

¿Cuánto tiempo antes has de empezar a planificar el proyecto?

¿Cuánto tiempo necesitarás para cada acción?

¿Cómo decidirás los deadlines de tus objetivos?

Obviamente tendrás que marcar una fecha en rojo en tu calendario para la celebración del evento, y aunque es importante tomar una decisión teniendo en cuenta a tus participantes, la climatología de las diferentes estaciones, de día o de noche, etc. No es la única decisión que deberás tomar.

Deberás organizar todas tus acciones y marcarlas en un calendario de trabajo. Para ello la mejor herramienta es un cronograma. Un cronograma se basa en listar una serie de hitos y se establece un período de tiempo para ser realizado. Mi recomendación es que, durante los meses previos de preparación, el cronograma esté dividido por semanas, el último mes por días, y el día del evento por horas (o medias horas). Es decir, a medida que se acerque el evento deberás trabajar con intervalos más cortos y concretos.

¿Cómo puedes hacer un cronograma?

Un simple excel te puede servir. En este link tienes un cronograma de ejemplo: Cronograma

En el primer cronograma, en las filas he introducido algunas tareas a realizar en un evento de una carrera popular, y en las columnas el deadline para cada una de ellas. En el segundo la información es más específica, indicando las fechas concretas, si la acción se ha llevado a cabo o no y la persona responsable (imprescindible).

De esta manera tendrás bien organizado y planificado tu evento. Obviamente si es tu primera vez te vas a equivocar y tendrás sorpresas e inconvenientes que tendrás que ir solucionando, pero de eso se trata ¿no?

Por último, no olvides planificar las semanas posteriores al evento, no todo  finaliza el día de la competición.

¿Dónde organizamos el evento? Hablemos de la ubicación y su entorno

Llega el momento de establecer nuestra sede física y trabajar todo lo que rodea nuestra instalación.

¿Será un evento indoor u outdoor?

¿Como ha de ser la instalación donde se desarrolle el evento?

¿Necesitará algún tipo de adecuación?

¿Necesito permisos? ¿Como se tramitan?

¿Qué inversiones, materiales, objetos, existencias, necesito?

La primera decisión es la ubicación del evento. No es necesario decir que lo hemos de decidir en función de la actividad a desarrollar y la facilidad de nuestro público objetivo para desplazarse.

Tendrás que investigar las posibilidades de transporte para tus clientes y saber comunicarlo de manera clara y sencilla.

Si vas a adecuar zona de aparcamiento tendrás que señalizarla adecuadamente además de calcular aforos para no quedarte corto.

Tendrás que distribuir al público por el aforo del recinto y organizar el ticketing (en el caso que se vendan entradas).

Deberás diseñar la colocación de la publicidad de los sponsors. Para ello necesitarás un plan de patrocinio.

Crea una plantilla o mapa de tu instalación señalando cada uno de los espacios donde se desarrolle la acción (oficinas, accesos, gradas, vallas de publicidad, terreno de juego, vestuarios, aparcamiento, zona de calentamiento, guardarropa, acreditaciones, etc.)

Una vez tenemos la sede decidida, ¿qué más?

Piensa en todos aquellos bienes que necesitas para desarrollar el evento, si es un torneo de ajedrez necesitarás mesas y sillas además de tableros. Si es una carrera popular es habitual dar una bolsa del corredor a los participantes, por poner un ejemplo.

¿Quién? Las personas que van a intervenir en tu evento.

Piensa en todas las personas que se van a ver involucradas durante el evento. Por supuesto los más importantes del día van a ser los participantes, pero hemos de pensar en que hay muchas más personas involucradas en el evento.

¿Has pensado en cuantas personas necesitas para llevar a cabo el evento?

¿Serán trabajadores o voluntarios?

¿Quién se encargará de ofrecer servicios a los patrocinadores del evento o las autoridades?

¿Quiénes son los proveedores?

La organización de los RRHH será vital para el funcionamiento del evento. Puedes aprovechar la herramienta de cronograma para asignar cada tarea a los diferentes responsables de área. Los responsables deberían cuantificar cuantas personas necesitarán para las diferentes acciones. Es muy recomendable que los responsables puedan delegar las acciones de menor valor en trabajadores o voluntarios, siempre anotándolo en el cronograma para que quede claro quién es el encargado de cada acción.

Piensa en quienes han de ser todos los proveedores de tu evento, haz un listado y contacta con ellos para conocer precios, condiciones de pago, plazos de entrega…

¿Cuánto? Los números del evento para analizar la viabilidad

Llega el momento de hacer números, no queremos perder dinero con nuestro evento.

¿Qué precio establecerás para poder participar en el evento?

¿cuántos participantes necesitas para cubrir gastos?

¿qué inversiones iniciales has de hacer y cómo las vas a financiar?

Si las preguntas anteriores las hemos desarrollado correctamente no deberías tener problemas para plantear tus números. Mi recomendación es que dividas los pagos en inversiones y en gastos. Piensa en las inversiones como aquellos bienes que podrías aprovechar para futuras ediciones del mismo evento (web, mobiliario, adecuación del espacio, maquinaria…). Los gastos serán aquellas salidas de caja que ya no podrás volver a utilizar (alquiler, salarios de trabajadores, seguros, premios…).

Tu objetivo será que con las ventas puedas hacerse frente a todos los gastos e inversiones. Hazte un listado con todos los productos o servicios que puedas ofrecer además de las inscripciones, por ejemplo: reserva de plaza de aparcamiento, comida y bebida, guardarropa, sponsors, ticketing….

En el caso que no consigas cubrir los gastos con los ingresos de la primera edición, no te vengas abajo, es lo habitual. Piensa que las inversiones que has realizado podrás utilizarlas en eventos futuros. Además de todo lo que habrás aprendido con la organización del evento. Piensa que la primera edición sirve como aprendizaje, estudiar todo aquello que se pueda mejorar y empezar a crear imagen de marca. Piensa que la primera maratón de Barcelona en 1978 tuvo 185 inscritos, en el año 2.018 llegó a 17.000

Espero que esta miniguía te sirva para ayudarte en la preparación de tu evento. Obviamente no están todas las respuestas, eso tendrás que trabajarlo con tu equipo

¿tienes alguna duda? ¿te gustaría que desarrollara algún apartado en particular?

¿Has organizado algún evento últimamente? que aspectos fueron los más complicados?  Cualquier pregunta, duda o sugerencia me la puedes dejar en los comentarios.